So bleiben Zeit und Budget im Plan

Für eine erfolgreiche Auswahl und Einführung eines CAQ Systems hat sich eine strukturierte Vorgehensweise bewährt. Der sechste Schritt im Lauf der Softwareeinführung behandelte die Möglichkeiten, Probleme zu beheben und das System zu verbessern. Abgeschlossen wird das Implementierungsprojekt mit einer Ergebnisanalyse, die den Stand vor und nach der CAQ-Einführung vergleicht.

Voraussetzung für eine Effizienzprüfung des nun implementierten CAQ-Systems ist selbstverständlich, dass Sie noch vor der Einführung die bestehenden Prozesse und Qualitätsdaten erfasst haben. Auf diese Notwendigkeit wurde bereits in den Teilen 1 und 2 dieser Serie hingewiesen. Nur so können die erzielten Verbesserungen etwa bei Durchlaufzeiten von Reklamationen, der Bearbeitung von FMEAs oder der Verwaltung von Prüfmitteln gemessen werden. Für die Erhebung der Daten können Sie auf die gängigen Befragungs- und Beobachtungstechniken sowie auf Feedbacktechniken zurückgreifen.

Dokumentation der Prüfergebnisse Die Dokumentation und Darstellung der Prüfergebnisse sollte sich nach Art der Anforderungen richten und die Wünsche des Nutzerkreises widerspiegeln. Hilfreich ist es, wenn Sie die in Ihrem Unternehmen bewährten und etablierten Methoden und Standards nutzen. So steigern Sie die Akzeptanz der generierten Ergebnisse, schon weil diese besser verstanden werden.

Erhebung und Bewertung der Prüfergebnisse

Es lohnt sich, im Vorfeld der Datenerhebung einige Überlegungen anzustellen, etwa:

·         Wer soll was prüfen?

·         Was soll geprüft werden?

·         Welche Kriterien gelten für die Prüfung?

·         Welches Ziel soll mit den Ergebnissen verfolgt werden?

·         Wie werden die Ergebnisse aufbereitet?

Sind diese Fragen geklärt, werden die Prüfmethoden festgelegt. Dass sich die genutzte Prüfmethodik letztlich nach dem definierten Ziel richtet, leuchtet ein. Nun können Sie die generierten Daten und Ergebnisse mit den durch die CAQ-Einführung erreichten Ergebnisse vergleichen. Diese Daten können Sie übrigens auch als Abnahmekriterien für die Einführung des CAQ-Systems nutzen. Und sie dienen einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess, sofern Sie die Prüfungen regelmäßig durchführen.

Strukturiertes Handeln spart Ärger und Kosten

Damit Zeit- und Budgetplanung im Rahmen bleiben, ist ein strukturiertes Projektmanagement empfehlenswert. Es gilt, personelle und materielle Ressourcen und Ziele zu planen. Folgende Fragen sollten Sie sich stellen:

·         Wie sieht die konkrete Aufgabenstellung für das Projekt aus?

·         Welche Ziele werden mit dem Projekt verfolgt?

·         Welche Mitarbeiter sind mit dem Projekt vertraut?

·         Wie sehen das Projektbudget und die Zeitplanung aus?

·         Welche Meilensteine sind definiert?

Achten Sie auf eine klare und eindeutige Formulierung der Aufgaben- und Ziele, wenn Sie das Projekt vor Ihrer Gruppe präsentieren. Je klarer Aufgaben und Ziele sind, desto eher werden die Projektbeteiligten zum Erfolg beitragen.

Die Strategie zur Einführung und Umsetzung des CAQ-Projekts wird sich vernünftigerweise an den personellen und materiellen Ressourcen Ihres Unternehmens orientieren. Setzen Sie sich daher bei der Planung realistische Ziele, denn davon hängt der Projekterfolg maßgeblich ab.

Wichtig ist eine für alle Beteiligten transparente Darstellung der Aufgaben und der damit verbundenen Teilaufgaben. Insbesondere für umfangreiche und komplexe Projekte, die möglicherweise noch standortübergreifend angelegt sind, ist diese Vorgehensweise anzuraten.

Letztlich sorgt eine strukturierte und durchdachte Vorgehensweise für eine erfolgreiche Umsetzung. Gerade Themen wie die Optimierung und Neugestaltung von Prozessen sollten Sie eingehend planen und mit den verantwortlichen Mitarbeitern abstimmen. Maßgebliche Ziel- größen wie Prozessabläufe, Kosten, Zeitplanung, Beteiligte und Projektumfang müssen geklärt werden. Auf dieser Basis lassen sich klare Maßnahmen für jeden Einzelnen Beteiligten ableiten und somit Reibungsverluste reduzieren.

Setzen Sie auf Key User

Die Hauptnutzer sollten frühzeitig in die Überlegungen für Auswahl und Einführung des CAQ-Systems und der Neugestaltung von Prozessen- und Arbeitsabläufen beteiligt werden. So kann wertvol- les Erfahrungswissen eingebracht werden und nach der Produktivschaltung wird die IT-Lösung von den Beteiligten eher akzeptiert. Im Arbeitsalltag können diese Mitarbeiter ihre Kollegen beraten und falls dies gewünscht wird bei der Erstellung von unternehmensspezifischen Handbüchern mitwirken.

Betreiben Sie aktives Risikomanagement

Projektrisiken gibt es zahlreiche: der Ausfall des Gesamt- oder Teilsystems, die mangelhafte Akzeptanz bei den Mitarbeitern, nachlässig befolgte Budgetplanungen, nicht erreichte Meilensteine oder Sicherheitsrisiken. Damit diese Gefahren nicht zur realen Bedrohung werden, sollten Sie schon zu Beginn und während eines IT-Projekts ein aktives Risikomanagement betreiben. Indem Sie vorbeugende und vermeidende Aktivitäten planen, können Sie Fehlerkosten minimieren.

Denken Sie an individuelle Softwareanpassungen

Die Gründe für individuelle Anpassungen sind vielfältig. Da sind die Wünsche nach eigenen Auswertungen und Reports, nach Datenaustausch mit anderen IT-Systemen oder schlicht nach einer persönlichen Einstellung von Benutzeroberfläche und Feldnamen. Was auch immer angestrebt wird.

Erst klären, dann festlegen

Bei der Klärung der Anforderungen und Festlegung der Strategie sollten Sie folgende Überlegungen anstellen:

·         Wie sehen die relevanten Geschäftsprozesse für das zukünftige CAQ-System aus?

·         Welche Aufgaben werden mit dem Lastenheft erfüllt?

·         Welche Kriterien liegen der Auswahl des Anbieters zugrunde?

·         Welche Bedeutung haben die Kriterien?

·         Wie erfolgt eine Sondierung der Anbieter?

·         Auf welcher Basis werden die verschiedenen Angebote verglichen?

·         Wie kann eine aussagekräftige Präsentation der Anbieter aussehen?

·         Wie werden Zeit- und Budgetplanung durch einen Projektplan eingehalten?

·         Welche Strategie zur Umsetzung ist geplant?