Wenn das Qualitätsmanagement qualitativ schlecht eingeführt wird...

...müssen die Revisionen der Qualitätsmanagementnorm ISO 9001:2015 in ihrer Wirksamkeit angezweifelt werden. Dabei sollen diese doch eigentlich einer Vereinfachung, Verbesserung und Modernisierung der bislang geltenden Norm bedeuten. Aus Kostengründen jedoch, entscheiden sich viele Unternehmen für die Umstellung der internen Strukturen und Prozesse gemäß der revidierten 9001-ISO-Norm ohne einen ausgebildeten Experten. Es ist schließlich in der Regel günstiger, einen eigenen, internen Mitarbeiter auf eines der Seminare zum TÜV zu schicken. Die Masse an solch selbsternannten „Qualitätsmanagement-Beratern“ oder, noch moderner, „Coaches“ lässt sich daher schon gar nicht mehr überblicken. Doch die Quantität verschluckt nun mal oft die Qualität und so haben nicht wenige Unternehmen mittlerweile nicht nur einen, sondern gleich zwei oder mehr „Coaches“ an der Hand. Keiner davon bietet jedoch die tatsächliche Expertise, die notwendige Erfahrung oder – ganz wichtig – den objektiven Außenblick auf das Unternehmen, um die Qualitätsmanagementrevisionen der ISO 9001:2015 tatsächlich umfassend einführen zu können. Schließlich betrifft so ein Managementsystem ja zahlreiche weitere Prozesse, die in ihrer Gesamtheit eigentlich mit optimiert werden müssten.

Die meisten Fehler passieren schon bei der Einführung

Als solch eine Chance der grundlegenden Prozessoptimierung allerdings, werden die Revisionen der ISO 9001 in den wenigsten Unternehmen gesehen. Stattdessen handelt es sich um einen „lästigen Zeit- und Kostenfaktor“. Daher soll die Einführung einfach so schnell wie möglich geschehen und nur die nötigsten Bereiche betreffen. Tatsächlich passieren die meisten Fehler eines QM-Systems oder seiner Revisionen bereits bei der Einführung. 

Dies sind die häufigsten Gründe:

1.       Die Revision und damit Einführung des QM-Systems geschieht nicht freiwillig und wird daher von der Geschäftsführung nicht ausreichend gefördert.

2.       Nach der Einführung ist das Projekt abgeschlossen und das QM-System wird gewiss weiterhin funktionieren oder sich sogar von selbst verbessern. Dass es sich bei der ISO Norm 9001 aber nur um einen Mindeststandard handelt, der von einem Experten erweitert und auf das Unternehmen angepasst werden sollte, ist nur Wenigen klar oder wird bewusst ignoriert.

3.       Die Mitarbeiter müssen mit dem System arbeiten. Daher gilt es, hier die notwendige Akzeptanz sowie auch das Verständnis für die Funktionalität und den Nutzen des QM-Systems herzustellen. Je weniger diese also in die Einführung des QM-Systems einbezogen werden, desto weniger werden sie dieses später effizient einsetzen. Eine entsprechende Schulung der Mitarbeiter ist daher ein unabdingbarer Bestandteil der QM-Einführung.

4.       Projektvorbereitung, Schulung, Ist-Analyse, Soll-Konzeption, Dokumentation, internes Audit, Zertifizierung und Weiterentwicklung – Sie wissen nicht, wovon wir sprechen? Klar, denn die Einführung eines QM-Systems ist ein komplexes Projekt, welches von einem speziell ausgebildeten Profi durchgeführt werden muss. Sonst kommt es spätestens beim Zertifizierungsaudit zu Problemen und Verzögerungen.

5.       Die Einführung der Revisionen der ISO 9001:2015 ist nur als Anfang zu betrachten. Denn die nächsten Revisionen werden nicht lange auf sich warten lassen. Also gibt es nun zwei Möglichkeiten: Sie beginnen bei jeder Revision mit deren Einführung von vorne oder aber Sie entwickeln das Qualitätsmanagementsystem stetig weiter und sorgen so einerseits für eine kontinuierliche Verbesserung, andererseits für eine Erleichterung bei der nächsten Revision der ISO.

Die Basis für ein funktionierendes QM-System sind nämlich regelmäßige Prozess- und Systemaudits, jährliche Managementbewertungen und der stetige KVP. Das wird beim Seminar vom TÜV allerdings nicht gelehrt und das kann auch nur dann stattfinden, wenn die Einführung des QM-Systems auf einer professionellen Ebene stattgefunden hat. Ansonsten kann das qualitativ schlechte Qualitätsmanagementsystem auf Dauer auch nur eines hervorbringen: schlechte Qualität.