Systematische #CAQ Auswahl - Jetzt gehts los

Für die erfolgreiche Auswahl und Einführung eines #CAQ-Systems hat sich eine strukturierte Vorgehensweise bewährt. Im vierten Schritt eines sechstufigen Verfahrens wurden Implementierung, Systemtest und Schulung der Mitarbeiter beleuchtet. Nun folgt die #Produktivschaltung des neuen Systems, die von der Kommunikation an #Mitarbeiter, #Kunden und #Lieferanten flankiert wird.

Die technische Produktivschaltung des #CAQ-Systems
setzt etliche Aktivitäten voraus. Zuvorderst sollten die Mitarbeiter als künftige Systemnutzer über die neuen Arbeits- und Vorgehensweisen informiert werden. Daneben dürfen mögliche #Risiken und Probleme bei der Umstellung auf das CAQ¬System in Bezug auf #IT, Organisations¬und Prozessabläufe nicht außer Acht gelassen werden. Ziel dieser Phase ist der Produktivbetrieb das neuen Systems.

Die neue CAQ-Lösung soll vor allem die Nutzer des Systems optimal in ihren Arbeitsabläufen unterstützen — und das sind die Mitarbeiter. Die richtige Vorgehensweise während der Systemeinführung ist für die Akzeptanz und die erfolgreiche Handhabung entscheidend. Im Wesentlichen unterscheidet man zwei Einführungsstrategien für den Produktivbetrieb: den sogenannten Big Bang, also die Inbetriebnahme des gesamten Softwaresystems zu einem definierten Zeitpunkt in allen Unternehmensbereichen. Und die iterative Einführung, wobei das Softwaresystem in einzelnen, aufeinander folgenden Schritten implemen¬tiert wird.

Die Strategie muss passen

Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile. Ein gesamter flächendeckender Systemumstieg im Stil eines Big Bang durch einen Zieltermin scheint zunächst naheliegend. Nutzenpotenziale könnten auf diese Weise durch optimierte Prozesse sofort wirksam werden. Auf der anderen Seite steigen die Risiken und Aufwände möglicherweise durch den gesamten oder teilweisen Ausfall der Fertigung, durch manuelle Dateneingaben oder erhöhten Personalaufwand.

Die iterative Einführung sieht dagegen eine schrittweise Systemeinführung vor. Dabei wird mit Fokus auf Prozesse, Mo¬dule und Abteilungen eine phasenweise Systemeinführung vorgenommen.

Naheliegend ist eine #Einführung auf Basis bestehender Daten und Informationen. Zum Beispiel aus bestehenden #FMEAs und Vorgängen aus der #Reklamationsbearbeitung. So lässt sich frühzeitig ein wahrnehmbarer Nutzen für die Mitarbeiter generieren, und die Risiken und möglichen Mehraufwände im Projekt können gesenkt werden.

Welche Einführungsstrategie ist also die richtige? Bei der Auswahl der Strate-gie für einen erfolgreichen Produktivbetrieb sind immer die individuellen Anforderungen des Unternehmens zu sehen.
Eine Checkliste über mögliche Risiken der bevorstehenden Systemumstellung hilft,Präventivszenarien zu erarbeiten.
So können Sie im Fall von Problemen frühzeitig agieren. Auch die Praxiserfahrung von Geschäftspartnern aus anderen Unter-nehmen kann helfen, Projektrisiken zu minimieren. Die Frage nach der geeigne¬ten Einführungsstrategie sollte im Vorfeld der Umstellung gemeinsam mit dem Systemlieferanten geklärt werden. Daraus erstehende Anforderungen an das System gehören ins Detailkonzept und sollten dort beschrieben sein.

Organisatorische Veränderungen kommen sicher

Die Realisierung eines CAQ-Projekts erzeugt selten ein IT-Problem. Im Vordergrund stehen eher die Akzeptanz der neuen CAQ-Lösung bei den Mitarbeitern und die damit einhergehenden Veränderungen. Gewohnte Arbeitsweisen und Abläufe ändern sich komplett oder teilweise. Häufig äußern betroffene Mitarbeiter ihre Sorgen hinsichtlich der bevorstehenden Veränderungen.

Sie fragen sich: „Schaffe ich das? Werde ich die Handha¬bung des Systems bewältigen? Kann ich meine Vorgaben noch erfüllen?
Als Projektleiter sollten Sie deshalb die anstehenden Veränderungen offensiv kommunizieren, um möglichen Akzeptanzproblemen im Vorfeld entgegenzu-wirken. Besonders die Vorteile im täglichen Gebrauch der Software und der Nutzen für alle Mitarbeiter und das Unternehmen sollten Sie klar herausstel-len. Achten Sie dabei auf die verschiede¬nen Blickwinkel und Haltungen der Mitarbeiter. So erwarten die Geschäftsführung und die Leitung des Qualitätswesens unter anderem Kennzahlen aus der Fertigung.
Der Werker an der Maschine will einfach seine Vorgaben erreichen, um seinen Akkordlohn zu erhalten. Er möchte möglichst wenig Informationen in das CAQ System melden müssen.
Neue Arbeitsweisen und auch mögliche Nachteile des neuen Systems sollten Sie offen ansprechen. Die Anwender werden ansonsten Mittel und Wege finden, um wie gewohnt weiterzuarbeiten.

Geplante Optimierungspotenziale werden dann gar nicht oder nur teilweise aus-geschöpft

Neue Arbeitsabläufe sind zu planen Die mit dem Produktivbetrieb einherge¬henden organisatorischen Veränderungen sollten Sie daher im Vorfeld planen. Zusammen mit den verantwortlichen Mitarbeitern können Sie einen Projektplan erstellen, um Prozessveränderungen bei deren Mitarbeitern darzustellen. Am Ende haben Sie einen Ablaufplan erarbeitet, der die Zeiten für die Umstellung und die jeweiligen Anforderungen an die Mitarbeiter abbildet. Dieser Projektplan ist nun Teil der Gesamtplanung.
Übergang von bestehenden zu neuen Prozessen ist zu klären
Der Übergang von bestehenden Organisations- und Arbeitsabläufen zu den neuen Prozessen kann zu Problemen führen, etwa bei der Reklamationsbearbeitung.

Für die Dauer der Umstellung von bestehenden zu neuen Abläufen müssen Sie da¬für sorgen, dass definierte Prozesse eingehalten werden. Gerade die Umstellung von bestehenden zu neuen Abläufen in der Phase des Umstiegs zum neuen CAQ¬System erweist sich in der Praxis als kritisch.

Damit Sie für diesen Fall gerüstet sind, sollten Sie ein Konzept mit konkreten Vorgehensweisen für die Mitarbeiter erstellen. In diesem Konzept sollten Verantwortlichkeiten geregelt, der Zeitpunkt für die Umstellung so wie Regeln und Vorgehensweisen klar definiert sein.
Prozessbeteiligte Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten sind zu informieren Die Informationen über die entstehenden Neuerungen durch den Systemwechsel werden allen Beteiligten zur Verfügung gestellt, einschließlich Mitarbeitern und Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten. Für Geschäftspartner kann sich zum Beispiel die Reklamationsbearbeitung durch die Einführung einer über das Internet verfügbaren Portallösung verändern. Über die neue Vorgehensweise sollten Sie frühzeitig informieren.
Aus der Erfahrung lernen

Die Phase der Produktivschaltung und Kommunikation an Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten endet mit einem Projektrückblick. Die folgenden Aspekte sollten zusammen mit den Projektverantwortlichen hinterfragt werden:
Wurden Interne und Externe über den Projektabschluss informiert?

Bereiten Sie alle Beteiligten auf die Phase der Veränderungen in Organisation und Arbeitsabläufen vor:

- Wurden Rückmeldungen der Projektbeteiligten aufgenommen?
- Werden die Zielvorgaben mit den Projektergebnissen und Erwartungen verglichen und bewertet?
- Wurde eine Dokumentation über den Projektablauf erstellt?
- Kann das Erfahrungswissen für Folgeprojekte genutzt werden?